Tips til online møder
Coronavirus

Skrevet af:
Bente
Content Creator

Nu hvor verden pludselig ser markant anderledes ud, end den gjorde inden Covid-19 for alvor ramte danskernes hverdag, er du sikkert nødt til at ændre en del af den måde du og dine kollegaer holder møder på. Heldigvis kan du gøre rigtig meget online, og online møder har nogle klare fordele.

Her finder du tips til hvordan du kan holde et godt onlinemøde. Det kan være en-til-en møder eller møder med flere deltagere.

Kræver det dyrt udstyr?

Et godt og professionelt online møde kræver ikke at du investerer i dyrt udstyr. Langt de fleste bærbare computere har indbygget webcam og mikrofon.

Har du ikke adgang til et webcam skal det ikke stoppe dig fra at afholde et online møde. Selvom jeg, personligt, altid vil fortrække et møde hvor jeg kan se de mennesker jeg er i møde med, er det bestemt muligt at afholde mødet uden. Grunden til at jeg til enhver tid vil anbefale et møde, hvor jeg kan se de personer jeg taler med, er fordi jeg ellers ikke har mulighed for at aflæse deres kropssprog og mimik.

Det største krav der stilles er til din internetforbindelse. Dets bedre forbindelsen er, dets bedre vil kvaliteten af din lyd og dit billede være.

Vælg platform

Der er mange forskellige platforme til online møder og det kan være svært at gennemskue hvilken der vil være den bedste for lige netop jeres virksomhed. Her ville jeg gerne kunne give dig et helt klart svar, men helt så let er det ikke.

Her ved Zen Media bruger vi gerne Join.me, og vi har rigtig god erfaring med netop den platform. Jeg kan derfor roligt anbefale denne videre. De visuelle eksempler jeg bruger, er fra Join.me

 

Derfor er jeg glad for Join.Me

  • Jeg kan sende en mødeinvitation via link.
  • Der er nem skærmdeling.
  • Det er nemt at mute sin egen mikrofon mens andre taler.
  • Du kan tilgå via din internetbrowser og behøver ikke installere tredjepartsprogrammer.
  • Du kan vælge om du vil deltage via computer eller telefon – altså kan du vælge at deltage som var det et godt gammeldags “conference call
  • Systemet kan automatisk sende en påmindelse om at du skal til et møde. Inkluderet i påmindelsen er der et direkte link til samtalen.
  • Du kan opsætte dit eget baggrundsbillede der passer til den visuelle identitet din virksomhed bruger.

TIP!
Skype Business / Microsoft® Teams

Du kender nok allerede til Skype – de  har en Business-løsning, hvor man kan holde videomøder med flere lokationer samtidigt. Det hedder nu Microsoft® Teams og du kan tilgå flere funktioner helt gratis.

Hvis I har en Office 365 aftale på arbejdspladsen, har du allerede adgang til de udvidede funktioner fra Microsoft® Teams.

Find dine fejl og mangler

Uanset om det er dit første eller dit tiende online møde, vil jeg altid anbefale dig at afprøve teknikken inden de øvrige mødedeltagere sidder klar.

Min erfaring er at her gælder Murphys lov: “Alt, hvad der kan gå galt, vil gå galt”… især liiiige den dag hvor det var et ekstra vigtigt møde.

Brug derfor et par minutter på at tjekke at det hele virker. At du kan logge ind og ringe op. At internettet virker. At højtaler og mikrofon er tændt. At du har dine noter klar.

Tiden er godt givet ud, hvis det sikrer at mødet kommer godt fra start, uden at udvikle frustrationer hos dig og de øvrige mødedeltagere. Derfor: hav styr på din teknologi og vær klar til mødet!

TIP!

Jeg er ikke helt færdig med Murphys lov endnu, for hvad gør du hvis der opstår problemer mens du er i gang med mødet?

Det er heldigvis ret let at komme udenom de eventuelle tekniske problemer ved at gribe et værktøj du sikkert har lige ved hånden: Din mobil.

Forestil dig at lyden under mødet driller. Det kan være en fejl i din ende, eller det kan være en fejl i den anden ende. Her kan en lynhurtig løsning være, at du ringer op til den du har et online møde med og bruger mikrofonen i telefonen mens du har det visuelle på computeren.

Er det drømmescenariet?
– Nej.

Virker det?

– Ja!

Så kan Murphy bare komme an!

5 min inden mødet starter

5 minutter før det er tid til at starte mødet sender du en mail til de øvrige mødedeltagere – mange platforme vil kunne planlægge og udsende denne mail automatisk.

I mailen giver du en påmindelse om, at I har et møde om lidt, og du sender dét link som mødedeltagerne skal bruge for at være med.

Skærmdeling

Det er et godt værktøj til at få noget visuelt på dét du forklarer, og det er med at få de øvrige deltagere til at holde fokus.

At bruge skærmdeling er et stærkt virkemiddel. Det sikrer at alle er på samme side i samtalen, og de øvrige deltagere spilder ikke tiden på at skulle følge med i egne dokumenter.

Hvis du afholder dit online møde via Join.me, trykker du simpelthen bare på den midterste knap, og så har du delt din skærm.

TIP!

Når du deler din skærm, er det en god idé at tænke over hvad der ellers er åbent og aktivt på din computer.

Sluk f.eks. for din e-mail, Facebook og andet der kunne finde på at poppe på under mødet.

Luk for browser faner der ikke er relevante for dit møde – så ser de andre deltagere heller ikke, at du er ved at læse en artikel om hvordan du behandler din kroniske fodsvamp.

Klar kommunikation

En af de store udfordringer ved online møder er at vide, hvem der skal til at tale, eller hvem der har behov for at hoppe ind. Alt efter mødedeltagerne og deres personlighed, kan virtuelle møder spænde fra spektret, at alle taler over hinanden til lange pauser efter en person, er færdig med at tale. For at undgå utydelige vokale roderier eller tom luft, så spørg specifik til andre mødedeltagere. Hvis folk arbejder sammen eller er afhængige af andre for at komme videre, skal du ikke være bange for at spørge dem specifik om de har noget at tilføje eller yderligere spørgsmål. Ved at være direkte ved at dreje samtalen, vil du sikre, at du har maksimeret mødetiden, samtidig med alle er blevet hørt.

Brug mute-knap når du ikke taler.

Et godt råd er at aftale, at alle slukker for deres mikrofon når de ikke har taletur. Så bliver der ikke skabt unødig støj, I kommer ikke til at tale i munden på hinanden og alle skal tage et aktivt valg for at sige noget. Sidder du i Join.me klikker du bare på mikrofonen der er over billedet af dig.

Overkommuniker – “giv bolden videre”.

Det er ofte bedre at kommunikere lidt for meget end lidt for lidt. Er der flere med til mødet, og du gerne vil have et svar fra en bestemt deltager, er det en god idé at bruge vedkommendes navn. Når vi har personlige møder, tager vi ofte forgivet, hvor meget mimik og øjenkontakt betyder. Sidder I alle bag hver jeres skærm, kan de andre ikke se hvem du kigger på.

Hvis der er en der er lidt for stille, er det en god idé at “tvinge” dem til at deltage ved at spørge direkte ind til dem. Vær ikke tilbageholdende ved at spørge specifikt ind til om de har noget at tilføje.

Stil eventuelt spørgsmålet: “Daniel, hvad er dine tanker om det?” hvis du føler at Daniel ikke har ytret sin holdning.

Generelt, er det en god idé at sige navnet på den du gerne vil have et svar fra. Så er der lagt op til at det er den enkelte der skal svare, og I spiller for at alle taler i munden på hinanden – eller at der lange stille pauser.

De første par gange kan det virke lidt kunstigt at bruge deltagernes navne, hvis ikke du er vant til at tale på den måde, men det virker rigtig godt.

Fyld din kalender med online salgsmøder

Hvis du stadig har plads til flere møder i kalenderen, vil jeg anbefale dig at læse det her indlæg: “Få fyldt din kalender med online salgsmøder”

Her vil du finde ud af hvor nemt du aktivt bruge jeres hjemmeside som værktøj til at få møder i kalenderen.

Nu hvor verden pludselig ser markant anderledes ud, end den gjorde inden Covid-19 for alvor ramte danskernes hverdag, er du sikkert nødt til at ændre en del af den måde du og dine kollegaer holder møder på. Heldigvis kan du gøre rigtig meget online, og online møder har nogle klare fordele.

Her finder du tips til hvordan du kan holde et godt onlinemøde. Det kan være en-til-en møder eller møder med flere deltagere.

Kræver det dyrt udstyr?

Et godt og professionelt online møde kræver ikke at du investerer i dyrt udstyr. Langt de fleste bærbare computere har indbygget webcam og mikrofon.

Har du ikke adgang til et webcam skal det ikke stoppe dig fra at afholde et online møde. Selvom jeg, personligt, altid vil fortrække et møde hvor jeg kan se de mennesker jeg er i møde med, er det bestemt muligt at afholde mødet uden. Grunden til at jeg til enhver tid vil anbefale et møde, hvor jeg kan se de personer jeg taler med, er fordi jeg ellers ikke har mulighed for at aflæse deres kropssprog og mimik.

Det største krav der stilles er til din internetforbindelse. Dets bedre forbindelsen er, dets bedre vil kvaliteten af din lyd og dit billede være.

Vælg platform

Der er mange forskellige platforme til online møder og det kan være svært at gennemskue hvilken der vil være den bedste for lige netop jeres virksomhed. Her ville jeg gerne kunne give dig et helt klart svar, men helt så let er det ikke.

Her ved Zen Media bruger vi gerne Join.me, og vi har rigtig god erfaring med netop den platform. Jeg kan derfor roligt anbefale denne videre. De visuelle eksempler jeg bruger, er fra Join.me

 

Derfor er jeg glad for Join.Me

  • Jeg kan sende en mødeinvitation via link.
  • Der er nem skærmdeling.
  • Det er nemt at mute sin egen mikrofon mens andre taler.
  • Du kan tilgå via din internetbrowser og behøver ikke installere tredjepartsprogrammer.
  • Du kan vælge om du vil deltage via computer eller telefon – altså kan du vælge at deltage som var det et godt gammeldags “conference call
  • Systemet kan automatisk sende en påmindelse om at du skal til et møde. Inkluderet i påmindelsen er der et direkte link til samtalen.
  • Du kan opsætte dit eget baggrundsbillede der passer til den visuelle identitet din virksomhed bruger.

TIP!
Skype Business / Microsoft® Teams

Du kender nok allerede til Skype – de  har en Business-løsning, hvor man kan holde videomøder med flere lokationer samtidigt. Det hedder nu Microsoft® Teams og du kan tilgå flere funktioner helt gratis.

Hvis I har en Office 365 aftale på arbejdspladsen, har du allerede adgang til de udvidede funktioner fra Microsoft® Teams.

Find dine fejl og mangler

Uanset om det er dit første eller dit tiende online møde, vil jeg altid anbefale dig at afprøve teknikken inden de øvrige mødedeltagere sidder klar.

Min erfaring er at her gælder Murphys lov: “Alt, hvad der kan gå galt, vil gå galt”… især liiiige den dag hvor det var et ekstra vigtigt møde.

Brug derfor et par minutter på at tjekke at det hele virker. At du kan logge ind og ringe op. At internettet virker. At højtaler og mikrofon er tændt. At du har dine noter klar.

Tiden er godt givet ud, hvis det sikrer at mødet kommer godt fra start, uden at udvikle frustrationer hos dig og de øvrige mødedeltagere. Derfor: hav styr på din teknologi og vær klar til mødet!

TIP!

Jeg er ikke helt færdig med Murphys lov endnu, for hvad gør du hvis der opstår problemer mens du er i gang med mødet?

Det er heldigvis ret let at komme udenom de eventuelle tekniske problemer ved at gribe et værktøj du sikkert har lige ved hånden: Din mobil.

Forestil dig at lyden under mødet driller. Det kan være en fejl i din ende, eller det kan være en fejl i den anden ende. Her kan en lynhurtig løsning være, at du ringer op til den du har et online møde med og bruger mikrofonen i telefonen mens du har det visuelle på computeren.

Er det drømmescenariet?
– Nej.

Virker det?

– Ja!

Så kan Murphy bare komme an!

5 min inden mødet starter

5 minutter før det er tid til at starte mødet sender du en mail til de øvrige mødedeltagere – mange platforme vil kunne planlægge og udsende denne mail automatisk.

I mailen giver du en påmindelse om, at I har et møde om lidt, og du sender dét link som mødedeltagerne skal bruge for at være med.

Skærmdeling

Det er et godt værktøj til at få noget visuelt på dét du forklarer, og det er med at få de øvrige deltagere til at holde fokus.

At bruge skærmdeling er et stærkt virkemiddel. Det sikrer at alle er på samme side i samtalen, og de øvrige deltagere spilder ikke tiden på at skulle følge med i egne dokumenter.

Hvis du afholder dit online møde via Join.me, trykker du simpelthen bare på den midterste knap, og så har du delt din skærm.

TIP!

Når du deler din skærm, er det en god idé at tænke over hvad der ellers er åbent og aktivt på din computer.

Sluk f.eks. for din e-mail, Facebook og andet der kunne finde på at poppe på under mødet.

Luk for browser faner der ikke er relevante for dit møde – så ser de andre deltagere heller ikke, at du er ved at læse en artikel om hvordan du behandler din kroniske fodsvamp.

Klar kommunikation

En af de store udfordringer ved online møder er at vide, hvem der skal til at tale, eller hvem der har behov for at hoppe ind. Alt efter mødedeltagerne og deres personlighed, kan virtuelle møder spænde fra spektret, at alle taler over hinanden til lange pauser efter en person, er færdig med at tale. For at undgå utydelige vokale roderier eller tom luft, så spørg specifik til andre mødedeltagere. Hvis folk arbejder sammen eller er afhængige af andre for at komme videre, skal du ikke være bange for at spørge dem specifik om de har noget at tilføje eller yderligere spørgsmål. Ved at være direkte ved at dreje samtalen, vil du sikre, at du har maksimeret mødetiden, samtidig med alle er blevet hørt.

Brug mute-knap når du ikke taler.

Et godt råd er at aftale, at alle slukker for deres mikrofon når de ikke har taletur. Så bliver der ikke skabt unødig støj, I kommer ikke til at tale i munden på hinanden og alle skal tage et aktivt valg for at sige noget. Sidder du i Join.me klikker du bare på mikrofonen der er over billedet af dig.

Overkommuniker – “giv bolden videre”.

Det er ofte bedre at kommunikere lidt for meget end lidt for lidt. Er der flere med til mødet, og du gerne vil have et svar fra en bestemt deltager, er det en god idé at bruge vedkommendes navn. Når vi har personlige møder, tager vi ofte forgivet, hvor meget mimik og øjenkontakt betyder. Sidder I alle bag hver jeres skærm, kan de andre ikke se hvem du kigger på.

Hvis der er en der er lidt for stille, er det en god idé at “tvinge” dem til at deltage ved at spørge direkte ind til dem. Vær ikke tilbageholdende ved at spørge specifikt ind til om de har noget at tilføje.

Stil eventuelt spørgsmålet: “Daniel, hvad er dine tanker om det?” hvis du føler at Daniel ikke har ytret sin holdning.

Generelt, er det en god idé at sige navnet på den du gerne vil have et svar fra. Så er der lagt op til at det er den enkelte der skal svare, og I spiller for at alle taler i munden på hinanden – eller at der lange stille pauser.

De første par gange kan det virke lidt kunstigt at bruge deltagernes navne, hvis ikke du er vant til at tale på den måde, men det virker rigtig godt.

Fyld din kalender med online salgsmøder

Hvis du stadig har plads til flere møder i kalenderen, vil jeg anbefale dig at læse det her indlæg: “Få fyldt din kalender med online salgsmøder”

Her vil du finde ud af hvor nemt du aktivt bruge jeres hjemmeside som værktøj til at få møder i kalenderen.

På med arbejdshandskerne

Vi er klar til at vækste din forretning! Er du?

© Zen Media ApS 2020

Zen Media Logo

Personoplysningspolitik

Ring til Zen Media

Klar til at booke dit strategimøde?

Vi skaber vækst i B2B virksomheder

Klik for at ringe op